Papéis da década de 1920 - Documentos da Prefeitura são recuperados e digitalizados

 

Pela primeira vez, os documentos da Prefeitura de Itabira que estavam arquivados no bairro Pará estão sendo recuperados, catalogados e digitalizados. Os serviços são executados por uma empresa especializada em gestão da informação, que foi contratada pelo Município por meio da Secretaria Municipal de Administração. Entre os papéis, há aqueles que foram emitidos na década de 1920. 

Cerca de 15 mil caixas, contendo documentos de diversos tipos e datas, serão transferidas do arquivo da Prefeitura para o galpão da empresa contratada, que ficará responsável pela guarda do acervo. O local possui espaço físico para armazenar mais de 25 mil caixas. Há prontuários de pacientes do Hospital Carlos Chagas, fichas de servidores aposentados, contabilidade de horas-extras de servidores públicos, cartões de ponto, além de convênios e contratos firmados pelo Município com instituições e empresas prestadoras de serviço. 

Cada documento recebe tratamento técnico: limpeza e higienização, retirada de grampos e montagem com fita de identificação. Depois, a equipe faz a análise do conteúdo e elabora a tabela de temporalidade (prazo para permanência no arquivo). Em outra etapa, é feita a catalogação, tratamento da imagem, digitalização em formato A3 e a disponibilização no sistema Powerdoc, software específico que permite consultas pela internet. 

Na etapa final, o documento é arquivado em caixas padronizadas, com etiquetas de identificação e o respectivo posicionamento no arquivo. Os trabalhos foram iniciados em outubro do ano passado e são feitos por uma equipe de 25 funcionários. O local onde funcionava o arquivo passará por obras de reforma e abrigará o setor de Medicina do Trabalho.